Lettre d'information n°7
Compte rendu novembre 2018

Infos Générales
Le nouveau local de stockage est ouvert

La Caravane a ouvert son local de stockage, après de petits travaux de nettoyage, peinture, installation de rayonnages. Ce nouvel espace nous permet de disposer de plus de stocks, d'une plus grande variété de produits, et de mieux préparer nos distributions. Venez le découvrir à l’occasion d’une soirée portes ouvertes, le 10 Décembre de 18h30 à 20h30. Vous pourrez y faire vos courses et passer un petit moment convivial. N'hésitez pas à apporter un petit quelque chose à boire ou à manger, et surtout à partager.

 

Logistique
Création d'un nouveau groupe

26 personnes ont répondu à l'appel à volontaires pour libérer le groupe "Achats" des tâches de stockage, réception et distribution. Cette nouvelle organisation et ce grand nombre de participants permet de constituer des équipes tournantes et d'organiser un plus grand nombre de distributions et de ventes dans les prochains mois.

La 1ère distribution assurée par le groupe logistique tout juste constitué a eu lieu le 15 novembre au café « Les Pianos ». Une vente s'est tenue le 26 Novembre, à l'occasion de la première soirée portes ouvertes du nouveau local de stockage.

 

Achats
Atelier: Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur les achats

Un Atelier "Les bases des achats" a eu lieu le 22 novembre, pour présenter les objectifs et méthodes du groupe, et en faciliter l'ouverture à de nouveaux membres.

La croissance de nos activités nous impose d'être plus rigoureux dans nos procédures et outils de suivi. Plusieurs documents ont été réalisés pour faciliter le travail des acheteurs : procédure d’achat à suivre, réalisation de documents types à utiliser (bon de commande, mails de prospection, de réponse etc), ainsi que des tableaux de mise à jour des prix et des stocks.

Une proposition de grille de notation des produits a été formulée. Une réflexion est ouverte à ce propos.

Le groupe a mis en place un cahier de suggestions pour élargir l'offre de produits et effectuera dans les prochaines semaines plusieurs sondages afin de mieux répondre aux attentes des membres.

 

Veille
De nouveaux ateliers en préparation

Plusieurs adhésions à l'issue de la réunion d'information du 24 Septembre. Les membres du groupe continuent de travailler sur les outils permettant aux actifs de présenter les futures réunions d’information.

Après le succès de l'atelier "vin" du 5 Octobre, le groupe organise les prochains : les bases des achats, le vin, les produits d’hygiène maison et les logiciels libres. Un travail de fond est également mené sur le déroulement de ces événements.

 

Informatique
ERP or not ?

Plusieurs contacts ont eu lieu avec des supermarchés coopératifs utilisant déjà un ERP (progiciel de gestion intégrée) pour bien mesurer les avantages et les contraintes d'un tel outil. Bilan très mitigé et enthousiasme très mesuré de la part de nos interlocuteurs, qui soulignent cependant qu'ils n'ont à ce jour pas beaucoup d'alternative. L'analyse sera partagée avec les groupes directement concernés par ces outils (logistique, achats, comptabilité, ..) avant toute décision.

Le groupe travaille toujours sur l'amélioration des outils internes (publipostage de la lettre di'nformation, gestion des documents et agendas partagés, méthode d'alimentation du site Internet).

 

Communication
Refonte partielle du site Internet

Le chantier du site a été ouvert. Il s'agit d'une part de faciliter la publication afin qu'elle soit prise en charge par le groupe Communication sans intervention des informaticiens, d'autre part de restructurer les rubriques, d'enrichir la présentation de la Caravane et de ses activités, enfin de reprendre une cadence de publication des actualités beaucoup plus soutenue. Il s'agit aussi de faciliter les interactions avec les visiteurs du site (bulletin d'adhésion en ligne, agenda des événements à venir, …).

La publication de la Newsletter a repris son rythme mensuel, permettant ainsi aux sympathisants de suivre de façon régulière les travaux et les avancées du projet.

 

Business plan et locaux
Le nouveau local: un choix pertinent

Après analyse des différentes propositions, le groupe a recommandé le choix d'un local proposé par une des membres de la Caravane. Il répond aux besoins définis dans le cahier des charges et il permet une gestion souple (un premier engagement pour 6 mois, et la possibilité ou pas de prolonger en fonction de l'avancée du projet d'ouverture de l'épicerie).

Un nouveau business plan sera établi début 2019, avec l'aide de l'association EGEE, qui nous accompagne dans le montage financier du projet. Il sera recalé pour prendre en compte l'évolution de l'activité avec notamment l'augmentation du rythme des distributions, et une gestion des stocks facilitée par le nouveau local.

 

Veille
De nouveaux ateliers en perspective

Le groupe "veille" poursuit l'organisation d'ateliers ouverts à tous les sympathisants, moments d'échange et de partage des savoirs, sur des thèmes liés aux préoccupations et objectifs de la Caravane. Ces ateliers, d'une durée de 1heure 30 environ, seront suivis d'un apéro participatif.

Les ateliers suivants sont en cours d'organisation:

  • "Vins" le 16 Janvier;
  • "Produits cosmétiques" le 4 Février;
  • "Logiciels libres" en Mars.

La confirmation des dates, heures et lieux sera envoyée par mail à tous les sympathisants.

Les réunions d'information, destinées à présenter en détail les objectifs et le fonctionnement de la Caravane, et faciliter l'intégration dans le projet de tous ceux qui veulent nous rejoindre, seront organisées à des horaires variés (en journée, le week-end), pour permettre à chacun d'y assister en fonction de ses contraintes personnelles.

 
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